総務省エクセルデータ入力ルールについて

2022年09月01日

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2020年12月に発表された総務省の「Excel入力ルールの統一」について、日本全体が真似するべきだと、話題になりました。
具体的にどのようなルールなのか？今回はそんなエクセルのデータ入力の統一ルールについてご紹介したいと思います。

データ入力の統一ルール

×【仕入額】【出荷額】のセルに複数のデータ入力されている。
○【年度毎】に【仕入れ額】【出荷額】1セル1データで入力している。

×「円」「▲」「,」が文字列で入力されており、関数計算ができない。
○ 数値データは数値属性として入力されており、関数計算が可能。

×セル結合（又は分離）されており、機械判読に適していない。
○ 1件のデータは、横1行で表記し、セル結合（又は分離）は行わない。

×「□A」と、スペースで体裁を整えており、他のデータと上手く結合できない。
○「A」と、□（スペース）は使用しない。
×項目の体裁を整えるため改行しているが、改行の意味が機械には判別不能である。
○体裁のための改行による整形は行わない。

×ヒトであれば省略されている部分の意味を判断できるが、機械は判断できない。
○項目名などは省略しないで入力すること。

×合計が数式で入力されている
○数値データに修正した状態

×オブジェクトで体裁を整えているが、機械判読には適していない。
○オブジェクトを削除し、それぞれのセルにデータ入力する。

×単位が表記されておらず、データ処理ができない。
○データの単位はデータ処置に必要であり、数値とは別のセルに表記すること。

×機種依存文字は利用者の環境によっては、正しく表示されない可能性がある。
○機種依存文字は使用しない。

×空白行(列)があると、データが分断され、機械判読に支障をきたす。
○不必要な空白行(列)は使用せず、データが分断されないようにする。

×1シートに複数の表があると、正確な計算や並べ替えができない場合がある。
○1つの表を1シートに分割しておく。

エクセルのデータ入力の統一ルールについてご紹介しました。このルールに準じてデータ入力をすれば生産性が上がるようになると思います。
総務省の掲載しているPDFに詳細が載っていますので、ぜひご覧ください。

■統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html